会展场馆的经济效益分析

    会展场馆经济效益分析,是指根据场馆运营过程中发生的财务数据和相关资料,运用科学的方法和指标,对场馆的财务状况和经济效益作出分析和评价的工作,常用指标有。

    (一)营业利润率

      营业利润率是指运营期限内的税前利润与营业收入之间的比值,其计算公式:营业利润率/税前利润×100%

     其中,税前利润是指项目各项经营活动收入扣除成本费用和销售税金后的余额。

     该指标的经济意义在于反映会展场馆所有经营活动的综合收益水平,即每单位营业收入能够创造多少税前利润。营业利润率能够比较全面地反映场馆的经济效益情况。这是因为,该指标不仅反映了营业收入与其直接相关的成本费用之间的关系,还将期间费用人支出项目从收入中扣减,更直接地反映了场馆整体的经济效益。

    在公式中,税前利润与营业利润率成正比关系,营业收入额与营业利润率成反比关系,项目营业收入的增加,也会引起营业成本和各项期间费用的增加,只有最终获得更多的税前利润,才能使该比率保持不变或有所提高,该比率越高,项目通过扩大会展规模获取收益的能力越强。通过分析该指标的升降变动,可以促使场馆组织在扩大运营规模的同时,注意改进经营管理,控制成本费用支出,提高经济效益。

    需要指出的是,上述方法计算出来的利润率指标,有时不能准确地反映场馆运营本身的经济效益,因为该指标不仅受到运营活动本身的影响,还要受到场馆筹资决策的影响。​为了真实反映项目运营活动本身的经济效益,在计算时应剔除筹资决策对运营活动经济效益的影响,可将公式改为:

营业利润率=息税前利润/营业收入净额×100%

式中,息税前利润是指税前利润与利息净支出之和。

(二)成本费用利润率

成本费用利润率是指运营期限内的税前利润与成本费用总额的比率,其计算公式:成本费用利润率=税前利润/成本费用总额×100%

其中,成本费用总额是指营业成本与营业费用、管理费用、财务费用这3项期间费用的总和。

该指标的经济意义在于反映场馆成本费用支出的收益水平,揭示场馆耗费的创利能力,即每单位综合性耗费能创造多少税前利润。这一比率越高,说明项目为获取一定收益而付出的代价越小,经济效益越好。

成本费用利润率从资源耗费角度说明场馆的获利情况,有利于促进场馆管理者加强内部成本控制,降低成本费用,评价场馆组织对成本费用总额的控制能力和管理水平。为了排除资本结构对指标的影响,也可考虑在公式中用息税前利润替代税前利润。

(三)总资产报酬率

总资产报酬率是指场馆运营期限内的息税前利润与场馆息税前利润的比值,其计算公式如下

总资产报酬率=息税前利润/息税前利润×100%

其中,息税前利润是指税前利润与利息净支出之和;平均总资产是期初和期末的总资产的平均值。

    该指标的经济意义在于反映场馆总资产的使用效益,即每单位总资产的占用所能获取的息税前利润,指标值越高,场馆总资产的整体经济效益越好。

    总资产报酬率从投入和产出方面评价了场馆全部资产的运营效益。

    总资产报酬率指标的最大优点,并是评价场馆经济效益时不受场馆资本结构的影响。

(四)净资产收益率

    净资产收益率是指场馆运营期限内的净利润与平均净资产的比值,其计算公式:净资产收益率=净利润/平均净资产×100%

    其中,净利润是指场馆取得的税后利润,净资产是指场馆投入的自有资金,也即总资产减负债后的余额,平均净资产是场馆开展初的净资产与项目结束时的净资产的平均值。

    该指标的经济意义在于反映场馆净资产(自有资金)的使用效益,即每单位净资产的占用创造多少净利润。该比率越高,说明场馆的经济效益越好,该指标反映场馆自有资金的投入产出比率和保值增值情况,用于评价场馆组织的综合经营管理水平。

净资产收益率是多种因素综合作用的结果,是一个核心的、综合性的财务比率指标。

(五)投资回收期

    投资回收期是指用场馆营业净现金流量收回初始投资所需要的时间,其计算公式:投资回收期=累计净现金流量/转为正值时的年份数=至该年累计净现金流量/该年营业净现金流量

    该指标能够反映场馆投资的前期效益和风险程度,投资回收期越短,说明项目前期的现金流入越大,前期的经济效益也越好,场馆投资的风险程度就越小;反之,表明场馆前期的现金流入较少,场馆投资的风险较大,当投资回收期小于或等于基准投资回收期时投资项目可行。

该指标能够促使会展场馆尽快收回投资,对于一些高风险的会展场馆,运用投资回收期进行经济效益分析具有重要意义,但是投资回收期只考虑项目前期的经济效益,没有考虑投资回收后剩余寿命期内的经济效益情况,因此,不能准确反映整个场馆寿命周期内的经济效益情况。

以上各项指标分别从不同角度和层面反映会展场馆的经济效益状况,各有优点和缺点,因此必须结合使用,才能对会展场馆的经济效益做出全面、客观的评价。

会展场馆的收入和支出预算

会展场馆的收入预算

    会展场馆的收入预算主要从主营业收入、政府资助收入和资源开发收入三方面进行。一般情况下,市场化运作的商业会展场馆多以主营业务收入和资源开发收入为主。

(一)主营业务收入的预算

    会展场馆的主营业务收入的来源是场地出租,是组展商租用会展场地和设施所支付的租金。

    一般情况下,主营业务收入是商业会展场馆最主要的收入来源,编制这部分收入预算时,应充分考虑到市场因素对价格的影响,以保证预算的准确性和可靠性。

(二)资源开发收入的预算

    资源开发收入是项目组织除了主营业务收入外,充分利用会展活动的各项有形资源或无形资源为项目的各方参与者提供其他服务获得的收入,主要包括。

1.门票收入(入场费)

    如果一项展览具有相当的知名度和美誉度,能够吸引很多观众前往参观,主办机构就可以对入场的观众进行收费,这样不仅能够提高服务质量,还可以保证观众的专业性,提高展会的运营效率,对于一些高质量的专业展览会,门票收入也是其重要的收入来源之一。当然门票收入一般是主办方的收入,场馆方有自办展的时候,也构成了展馆的收入。

2.广告赞助收入

    广告赞助收入是会展项目最为重要的资源开发收入项目之一,它是指项目组织者企业提供冠名权、会刊、气球、彩旗等宣传载体,以广告的形式为企业进行宣传所获得的收入。赞助的形式多样,既可以是直接的现金支付,也可以是非现金的服务或产品。

    目前任何会展项目的开展和正常运营都离不开工商业企业的赞助。从形式上看,赞助是工商业企业对会展项目的无偿捐赠,实质上赞助商进行赞助的目的是通过会展项目来提高品牌知名度,宣传企业形象,推广产品,扩大市场影响,在企业未来的经营活动中获得更多回报,因此赞助是工商业企业的一种投资。在对广告赞助收入进行预算时,应充分考虑项目能够为赞助商带来怎样的商业回报,以合理估算可能获得的赞助额。

    会展场馆也是可以获得这一部分收入的,甚至有一些场馆可以拍卖冠名权以获得收入。

3.其他服务收入

    这部分收入主要是指项目运营期间,场馆为各方参与者使用各种设施,接受服务而获得的收入,如设备租赁收入、储藏室收费、搭建费、拆卸费、能源使用费、参展、餐饮收入、纪念品收入等。

    由于接受服务的参展(与会)人员数量不确定,这部分收入的预算具有很大的不确定性,应根据以往的数据和目前的市场状况设定一定的浮动区间,合理确定收入额。

4.利息收入

    该收入是指组织者提前支付给场馆方的租金或押金在预算期内的利息收入,如果会展持续期间很长,规模较大,这部分收入也相当可观。在对这部分收入进行预算时,应充分考虑到款项的收付时间和到账率,并据此确定收入金额。

会展场馆的支出预算

    会展场馆的支出预算主要从水电及其配套设施费用、宣传促销招展费用以及行政后勤费用等方面进行。

(一)水电及其配套设施费用

    场地和设施设备的费用数额巨大,是会展项目最主要的支出项目,很多是以折旧的形式进行分摊的。水电费用则是随着展览规模形成的可变费用。

(二)宣传促销费用

    该项费用主要是指场馆组织对外宣传吸引展览公司和PCO等来场馆办展办会的费用,也包括向公众进行形象宣传的费用,主要包括印刷、通信、邮寄、宣传广告、公共关系、编印资料、录像和差旅费等内容。

(三)行政后勤费用

    这部分费用的直接开支项目,包括人员的交通、膳食、住宿、长期职工补贴、人员培训、人员制服、临时雇员的工资等内容;间接开支项目主要是指正式筹备人员和展台人员的工资,间接开支是会展场馆的经常性开支,从管理的角度来看,为了评价会展的工作效率和效益,必须计算这些正式人员的开支。

    成熟的会展场馆的支出预算可以在历史数据的基础上进行,预算的准确度相对较高。

展览馆的增值服务

展览活动不是独立存在的一个项目,它的完成涉及交通、餐饮、住宿、广告、工程搭建,商务礼仪、休闲购物等多方面,随着展览业的不断成熟,越来越多的展览场馆意识到组办方、观众需求的全方位与多元化,并通过向上下游客户提供各类增值服务来获取盈利方式,这就是服务增值最利模式。虽然这种模式本身在价值链中不占据主导地位,并且通过增值服务获得的利润只是展览场馆全部利润的很小一部分,但伴随着市场竞争的加剧,展览场馆通过提供差异化的增值服务不仅能有效同竞争对手区别开来,形成核心竞争力,也可拓展利润渠道,增加利润点,开辟新盈利空间,还可在为场馆创造价值的同时,满足客户个性化需求,因此,越来越多的展览场馆认识到增值服务这一利润空间,增值服务盈利模式也是现代展览场馆的一种重要盈利模式。

    大多数美国展览场馆都对组织者和参展商提供增值服务,涵盖公用事业、餐饮、商务服务和劳务的广泛范围,如芝加哥的MeCormick展馆提供如电信、电器、有限电视和输水管通等内部增值服务,同城的沙滩展览会议中心的营业收入中,展览相关服务收入占到15%~25%,中国展览场馆也积极整合社会化服务资源,积极开发引进与展览、展馆配套的服务项目,包括工程搭建、展具租赁、广告制作发布、餐饮住宿、商务礼仪、旅游票务等一系列连带项目和增值服务,以减少收益的外流,使之成为展馆自身的益利来源,如2007年武汉国际展览中心在广场活动、广告法务、商务餐饮等增值服务方面的营业收入达到1000万元。

展馆的功能分区

​    展览场馆比会议场馆要复杂得多,展览馆功能分展览、办公、三大空间,外加设备用房和停车场地,展览场馆规模大,展览活动又具有短期点,因此展览期间人流、物流量相对集中,配备高效率、大容量的交通是大型会展中心的特点,下面从展览场馆的功能设置方面具体来说:

(1)展览区,展览区是指租用给各参展商的展位之和。展览区的租费是场馆收益主要来源,因此在场馆分配上应尽可能做到最大化展览区。

(2)人流通道。在设计场馆人流通道时需按相关规定执行,如通道宽度、离紧急疏散口的距离等。

(3)报到处,或办证处。在此进行参展商的接待注册,以及办理各种场馆进出证件。

(4)开幕式和闭幕式现场,该场所为临时占用,在开幕式之后和闭幕式之前可作他用。

(5)安检处,主要进行证件核实和安全检查。在非常时期,安检处还负责对展览参加者的身体状况进行监控。如“非典”时期,在安检处会设置自动体温测量仪,防止发热患者进入场馆。

(6)商务中心,商业性展览(销)活动需要进行商务洽谈和沟通,因此在展示现场需要配备相关的商务服务,如复印、印刷、传真、打印、电子邮件发送、名片制作等,同时为解决参展商和买家的不便,也会提供相应的机票、车票的代购服务和酒店预订服务,以及当地的旅游服务等。

(7)餐饮区,餐饮区是展览现场必备区域,否则参展商将不可避免地在展览现场饮食,从而影响展览区的清洁卫生,对展览的形象也会产生负面影响。

(8)商洽处,商洽处的设立为现场成交提供了较好的机会。

(9)现场服务中心,现场服务中心主要提供展览所需且参展商不宜携带或没有准备的物品,如展台、展架、衣架、服装模特、盆景、灯具、座椅、电话等其他小件物品,还可以提供人力资源如翻译人员、工程技术人员、搬运人员等,人力资源可以根据参展商的要求提供相关的服务。

(10)新闻信息中心,对于大型的商业性展览活动,如每年在广州举办的中国进出口商品交易会,往往会设立新闻信息中心,活动的相关消息对外发布,其目的是保证对外只有一种声音,避免人多嘴杂,造成外界不必要的猜忌。

    除以上场馆功能外,根据需要,在商业性展览(销)场馆中还会设有其他的功能区,以方便参展商更有效地参展,如设立海关办事处,方便展览现场办理商品出入关手续;设立商品咨询处,现场咨询有关知识产权方面的纠纷问题:建设足够大停车场,解决停车问题。

    上面所讲的功能设置是传统意义上,每个展览馆都应具备的,最近几年的展览馆增加了一些新的功能,如环保功能等,这些功能与展览的良好设计密不可分。下面以北京新国际展览中心为例来进行说明

    中国国际展览中心新馆(简称新国展)是北京市规模最大、功能最为完善的展览中心,为展览行业量身定做,其功能达到国际专业展馆建设一流水平,是中国顶级专业化展馆之一、一期投入使用106880平方米,是以举办大型国际博览会为主,同时兼有商务服务、办公、物流运输、广告宣传、技术交流、会议、住宿、餐饮娱乐等配套功能的国际性、综合性、现代化的展览场所。

    新国展的设计中采用了多种环保措施,这一绿色建筑在节能和环保领域有着不同寻常之处。例如,大面积绿化、中水循环、自然光的利用等。集中的展馆布局为大片绿地留出了空间,建成后绿化面积可达到30%,将成为温榆河生态走廊上的又一绿色亮点。同时,大面积的树阵与草坪砖的结合,使绿地在特殊情况下可兼顾停车场的功能,别看新国展有30%的绿化面积,这里的绿地准派可是节水的典范,利用雨水收集系统,把自然界的雨水集中起来为绿地灌溉,既节约了能源,又节省了水资源。

新国展紧邻温榆河生态走廊,因此其景观设计也由河展开,与河呼应。由连廓上的这两个中心庭院形成一条绿色景观带,将8个展馆串联起来,庭院中的水景由北至南蜿蜒而下,仿佛大河的数条溪流,展馆南侧的两个大型水面不但能美化环境,还能够有效调节展馆周围的小气候。这里的水景的水源来自中水循环系统,展馆的日常用水排放后经过回收净化,再回流到水池中去,还可以用来灌溉花草。此外,平屋顶设计可以使展馆在满足使用功能的前提下容积最小,能耗最低,屋面土方为未来太阳能光电板的安装留有余地,屋顶上的采光窗有效地解决了室内采光的问题,布展时,这一设计可以得到充分利用,从而大大降低照明耗电量,而展览过程中可开启机械遮光装置,以满足特殊光环境的需要。

    与目前世界大型展馆相比,新国展的性价比堪称最优,从建筑材料到设施设备,从空调系统到电气、灯光、给排水系统等,从雨水收集到绿化停车,新国展在满足功能设计的基础上,最大化地降低建造成本和维护费用。时尚的外观使新国展看上去显得大气、美观馆内馆外全部采用黑、白、灰三种颜色,色彩搭配和谐自然,颇具现代气息,给人留下深刻的印象。

展厅规划要素

    展厅的规划要考虑的要素很多。比如是否有柱子、楼梯间、出入口、天花板高度、灯光装置、冷气暖气、地面承重情况等。现在我国的些展览中心都还存在若干问题,如廊柱过多、层高不足等。如今,科技水平的提高已经解决了展馆建筑的一些技术难题,如大跨度无柱展馆结构和展馆顶部轻型材料的应用等。随着新技术、新材料的不断问世并被大量应用到展览中心建设中来,现代化展览中心的建筑科技含量会更高,更能满足展商、观众和物业使用者的需求。展厅规划的要素主要有​:

(1)展厅外观

    展览中心的建造设计材料要体现功能性,要求展厅建筑本体坚固、耐用、美观,能起到很好的保护内部环境作用,但外观并不需要过多的装饰。国外的展览中心一般都很注重经济实用性。如慕尼黑展览中心外观并不豪华,看上去类似一排排的厂房或仓库,但展商和观众需要的设施一应俱全,非常实用。

(2)展厅面积

    展览中心的展场总体面积趋向于越来越大。一般情况下,展厅内规划的每一个展位的尺寸和展位数量决定了需要多大的净场地面积,再加上在考虑展场通道、防火安全等因素基础上适当放宽,通常展厅面积计算大约为净面积的2倍,还要加上主办单位的场地或服务区等空间面积。展厅面积太小会给人以拥挤、局促的感觉,而太大又会给人一种冷清、人气不旺的感觉。

    国外现代化展览中心的展厅基本上都是单层、单体。单层单体1万平方米的展厅,正好是长140米,宽70米,处于人眼的正常视觉范围内,观众不容易迷失方向。展厅最好可以自由分开使用,所有展区的使用价值均等。

(3)展厅的层高

    经向观众调查及多方论证,与底层相比,二层展厅的观众会减少-定的百分比,到三层则更少。这和展品进出的方便性和观众的心理因素有关。所以,展厅最好是单层的。每层高度应符合大多数展台设计要求,适合布展作业。过低的天花板无法满足某些展览要求,如帆船展、大型设备展等,它会阻碍较高的设备安置,而且影响声音的发散;而超标准的过于高大的展馆不但浪费资源,又会使置身其内的观众产生“蚂蚁化”感觉。一般来说,每层高度13~16米是基于一般展台设计的要求,比较适中。

(4)地面条件

    地面条件包括地面状况和地面承重条件。大部分展场的地面为混凝土,如果铺地毯,在吸音和观瞻方面都会产生良好的效果。

    地面的承重条件如何决定了能否展出很重的设备,有些重型机械展对这方面要求就很高。在展品运输、展品安置和展品操作等方面均应考虑地面承重能力。展览中心必须提供分区的地面承重数据,以便于布展和保障展览活动的安全。如对地面承重条件有疑问,展览主办单位应于搬入展品前向展览中心查询。

(5)细节问题

    除了以上几点外,在展厅规划中还有很多细节问题要加以仔细考虑,这些部分规划得是否合理,与展览活动能否顺利进行也有着密切的关系。

    展览中心内部规划中,最重要的是人车分流的场内交通系统一定要完善。人可以在展馆连廊里走,货物从专用通道运,要避免人流物流交织影响内部交通。应设有独立的卸货区,并预留充分的展品传送周转区域,这能够极大地方便布展。另外,设置足够容量的停车场也是不可忽视的问题。

    如果展览中心规模较大,展厅之间要有免费的穿梭巴士,方便参观和组展人员快捷地到达各展厅。还可以在展厅间增设回廊,将展厅之间互相衔接,形成宽敞的人流枢纽区域,使人流压力充分缓解。

    新型展览中心般都在展馆入口安放多台门口机,采用读卡过闸的管理方式,观众和来宾在进入展馆前必须先登记个人信息并领取卡片,方可凭卡进入。入口可以分为一般观众、专业观众、工作人员入口等,便于管理和统计。在展厅中,要根据人流量设置足够的人员出入口,根据物流量设置足够的通往卸货区的出入口。这可以满足功能分区的需要,以及分解集中办展时的大量人流和物流。

    紧急出口必须标识清楚,便于疏散;通道宽度关系到展品运输和场地安全,在规划时必须综合考虑场内人流量、防火需要等因素,在展览期间一定要保证通道的畅通,不允许展品、废弃物品等胡乱堆放在通道上;卫生间也不容小视,它是体现展览中心服务水准的重要场所,必须方便人们就近使用,时刻保持清洁。餐饮网点等各种服务机构要分布到各个展馆周围,便于展商、观众就近使用。

​    另外,保留大片的绿地和专门的休息区,以便为展商和观众在工作或参观之余提供休闲场所。这些部分的布局虽然是细节问题,但却很能体现代化展览中心高水准服务。

展览场馆的选址

1.位置

    展馆在城市中的位置会影响展览效果,如果把展览中心建立在市中心最繁华的地带,成本必然很高,而且会受到繁忙的日常交通的影响,造成人流、物流的不畅,国外现代化展览中心的场址一般都选在城郊接合部,并将交通条件、环境条件和地形条件作为选址的三大要素进行论证,做到场址选择与市政规划相吻合。

    展览中心虽然不宜建在最繁华的地带,但交通可达性必须要好,德国、法国、意大利等国新建的及尚在规划中的展览中心均将交通条件列为选址的首要条件,一般要求场址靠近国际机场,并且有两条以上高速公路从周围通过。日本东京的现代化国际展览中心有两条地铁直通,还有直达的汽艇专用线、公共汽车专用线、首都高速公路,从羽田机场到达该中心约15分钟。

    会展场馆不宜建在城市中心的繁华地带,并且应远离居民区和其他行政机构服务区域,不宜建在繁华地带是因为地价高,会大幅度地增加会展场馆的建设成本。此外,在场馆的营建期间和建成后举办会展活动期间会造成交通阻塞,影响场馆经营管理及会展活动的正常进行,展馆地址应远离居民区和其他行政机构服务区域,避免给附近居民带来困扰或者妨碍其他公共事务。

2.交通

    好的展馆应处于交通网络发达地区,四周交通便利、换乘方便,各种交通设施齐全,便于游客和参展者的参展行为,会展场馆的周边交通规划要注意以下几点。

(1)交通方式的选择

    一个国际性的展览会,对于参展商及参观者来说可选择的交通手段包括公路(高速公路)、轨道、航空、水运等方式,一般而言,在城市中可乘坐公交车、城市轨道交通工具或自驾车:来自邻近地区的可选择铁路交通或长途汽车;来自周边国家的可选择高速铁路、航空或游船,部分也可自驾车;来自海外的宾客则首先乘飞机到达所处城市,再选择城市公共交通。因此,会展中心可根据宾客的性质、数量及来去方向估计各种交通方式的流量情况,进行合理的规划布局,缓解局部交通压力,并可以计算出静态交通量的需求。

    德国多数会展中心与机场的距离在15~20km之间,其间有高速公路、城市快速城市铁路等相连接,15~20分钟即可到达;少数会展中心则依托机场选址,如杜塞尔多夫会展中心距机场只有3km,可以利用周边机场的配套设施,更好地解决旅行的效率问题;也有的会展中心距离机场比较远,如慕尼黑新会展中心距机场34km,但高效率的城市外环路可以保证在20分钟左右到达。另外,在展会期间,多数会展中心都会加设来往于机场和会展中心之间的专用巴士来解决大量人流的集散。

(2)主人口的布局

    大型会展中心往往需设多个主人口,分布于几个主要的方向,既利于大量人流、物流的集散,也有利于同时举办多个展会而互不影响,同时,主要的人行人口和货物入口也需分别布置。各人口需考虑与主要道路、停车场、轨道交通及公共交通站点的关系,这是解决会展中心与外界高效联系和组织内部交通的关键,在慕尼黑、莱比锡等单轴线布局的会展中心,主人口一般设于轴线的各个端头;而在杜塞尔多夫、汉诺威等呈环绕布局的会展中心中,主人口一般均匀分布在整个场地的四周;像法兰克福、科隆这样分散布局的会展中心主人口一般会分地块布置。

(3)停车场的布局

    一般德国的会展中心都会在不同的人口附近提供多个停车场(楼),其中有一两个大的集中停车场,这些停车场还可同时兼作室外展场使用,如德国科隆会展中心共有22停车场:可停车1.4万辆,莱比锡会展中心共有6个停车场,7100个车位,其中参展者用6000个,参展商用1000个,其中载重货车位40个,小卡车位80个,它的1、2号停车场还是未来建设的预留用地,从停车场到主人口一般不超过两三百米,个别大的停车场远离主人口,则会在这些停车场和场馆之间设置专用穿梭巴士。

(4)轨道交通站点的布局

    几乎所有德国的会展中心都有包括地铁、轻轨和城市铁路在内的轨道交通的直达站点。轨道交通运力大、效率高,是会展中心集散人流最便捷的交通方式之一,在各会展中心主人口附近设置的地铁或城市轨道交通站点,距离一般也不会超过300米,特别像柏林会展中心,城市铁路的轨道直接就铺到了展馆的中心位置,可在展会期间加开专列。法兰克福会展中心更是横跨在一条城市铁路线的两侧,共有四条城市铁路线和一条地铁线可以直达。

(5)公共交通站点的布局

    德国的会展中心主人口附近都设有公共汽车、区间穿梭巴士和出租车停靠站,根据会展中心规模的大小往往能够提供若干条公交线路,一般都有直接通往飞机场和城市中心的线路。值得一提的是,德国的会展中心在公共交通的服务上均做得非常出色,在所有的与展览相关的印刷品、场馆中张贴的平面图以及多媒体信息点均可以提供交通方面的信息和详细的交通示意图。

3.展馆架构

    展馆群体架构应呈现狭长、分散型,而非集中、聚集型,从而避免因展馆过分集中而带来的车辆拥堵,难以对其进行有效地集散。这样既可以使观众有效参展,又能够发挥展馆优势,兴办品牌展会,美国的会展城市巴尔的摩,就是依赖其靠近纽约、费城等大型城市良好的区位优势,“平行式”陆路交通的便利,濒临河口位置的海陆交通优势,以及各种配套设施和服务的齐全,塑造了其国际性会展城市的地位。

由于会展中心的规模庞大,必须拥有明确、清晰、高效率的标识设计,这对于来访者方便地到达会展中心所在地,寻找停车场、主入口,乃至在场馆内高效地到达目的地都极为重要,一般的人行走在这样大体量的建筑群中往往会产生渺小感、极易迷失方向,进而引起疲劳、焦虑等不良感受,通常这样的感觉被称之为“蚂蚁综合征”,因此,良好的方向感和必要的标识指引非常重要。通常的建筑手段是采用矩形的空间或明确的轴线来进行方向的指引,同时,单元化的展厅设计能够加快人们熟悉陌生环境的速度,各种服务设施的规则布置也更加便于寻找。而利用标识指引方向则更是所有会展中心必须使用的方法,通过数字、字母、图案等鲜明的形象来清楚地标明各个场地和建筑物的性质和方位。另外,展位的布局也必须将正对各展厅入口的通道留出,从而达到容易识别的目的。

4.社会配套

展馆附近应配有齐全的配套基础设施,如宾馆、酒店、商场、健身场所等,为展会和旅客提供方便的同时,也避免了重复建设所造成的浪费。

德国的会展中心有同机场、火车站等公共设施相同的重要地位,从城市外围的高速公路开始一直到城市的主要道路上均设有大量的指引会展中心的标志,醒目的“M”(即德文Messe会展中心的缩写)标志随处可见,几乎所有德国的会展中心都拥有一个地标性的高塔或建筑,如慕尼黑和莱比锡会展中心均是在主人口前设标志塔;柏林会展中心中有一个电视塔:科隆会展中心的高塔与大教堂隔河相望;而法兰克福和杜塞尔多夫会展中心均拥有高层的办公楼。这些塔(楼)一方面在整个城市中起到一个地标的作用;另一方面,在会展中心内部它们也是视觉的中心,是定位的最佳坐标,

5.预留发展规划

展览中心建设规划必须要有前瞻性的考虑,随着展览业的发展和业务的增加,一些展览中心将来很有可能会有扩建的需要。这时,如果没有预留用地,就会成为展览中心进一步发展的阻碍因素。从这个角度来看,如果一味追求让展览中心成为城市标志性建筑,将扩建余地而只能向高层发展,这会给货物的进出、展馆地面承重等带来一系列问题,不能很好地满足现代展览活动的要求。

会展场馆的选址要与城市功能布局相结合,并且具有一定的前瞻性,只有这样会展场馆的经营才能够更好地带动周边地区共同发展,并发挥其独特的辐射作用。而和城市功能布局保持一致,意味着会展场馆的选址要考虑到现有的及按照规划即将建设的服务配套基础设施,如宾馆、酒店、商场、健身场所等。因为这些基础配套设施为会议、展览和旅客提供方便,可以使会展场馆最大限度地发挥会展场馆城市经济助推器的作用。之所以强调场馆的建设规划需要具有一定的前瞻性,是因为在场馆的建设规划阶段应该充分考虑到伴随着会展业发展而出现的展馆扩建要求。这样,就可以在场馆建设初期为今后的扩建预留下土地。

会议场馆的选址

1.交通因素

实践证明,实现人的移动,轨道交通(包括地铁、轻轨和市郊铁路)是最有效的手段,城市轨道交通具有运量大、速度快、节约用地、保护环境等优势,世界上30多个国家和地区的70个大中城市修建了总长5000公里的地铁和近3000公里的轻轨交通。新型有轨电正在成为欧美发达国家“城市交通革命”的主角。北京的地铁里程从55公里到400多公里,上海的地铁里程从27公里延伸到780公里,天津从27公里延伸到公里,无疑城市轨道交通终将成为城市交通体系中的“骨”,是根本解决城市交通问题的措施中最具活力的因素。所以对于会议场馆,它周围要发达的轨道交通,目前而言,主要是地铁交通,不妨举个例子,如果一个北京市民要去人民大会堂参加会议,又要在早上交通高峰期间出行,选择开车、乘坐出租车或公交车恐怕都没有乘坐地铁来得快,快捷、便利又经济实惠。

2.人口因素

一般的会议相对于一次展览,要简单得多,在会议场馆的选址上人口因素必须要考虑,尤其是现代的大型国际会议,

既不能选在荒无人烟的地方建一个会议场馆,大家高高兴兴地来开会,结果未进馆心先凉,又不能选在闹市区,造成开会时各种资源不堪重负,处处充斥各种噪声,当然以上两种情况有点极端,但不难理解,会议场馆的选址需要一个适合的人口环境,便于参会者进出的同时外带购物、游憩等,

会议中心的建设也需要结合区域经济的发展和特定市场的容量,而不能一窝蜂地盲目上马。兴建会议中心是投资巨大的项目,如果因市场不够大而造成了会议设施的长期闲置,其代价是十分高昂的。很多情况下,会议中心也会成为同时包括展览功能的“会展”,虽然展览和会议活动有比较大的联系,但在建设时仍要考虑在区域内是否会造成重复建设。

3.环境因素

从专业角度来讲,会议管理属于旅游管理的一个分支,因此,会议场馆建设的选址也充分考虑旅游六要素:食、住、行、游、购、娱。会议场馆周围配套必须齐全,尤其现在越来越多国际会议的召开,与会者在某地开会通常要小住几天,所以会议场馆周围基本的生活服务设施必须齐全。

会议中心一般应该规划在交通便利的地区,使与会者能够方便地到达机场、地铁站、客运站等地方。度假式会议中心强调会议场地周围有优美的环境,如果是独立的会议中心,要考虑周边有无配套的饭店来提供足够的餐饮、住宿等服务。

会议中心建设中要引入环保概念,尽量减缓人为建筑对环境所造成的能源负载与破坏。这要求会议中心的建设规划中对绿化指标、日常耗能指标等都要加以考虑,并尽量使用无污染的建筑材料,设置高效率的电器设备,建立完善的废弃物处理系统。

附:文章内容摘抄自《会展场馆经营与管理》,该书由清华大学出版社出版,胡平先生主编,2018年出版,本文章仅供个人学习、研究使用,谢绝转载或其他做商业用途使用。

会展场馆管理的概况

1.规划管理

会展中心的建设是一笔很大的投资,必须根据经营思路,通过严密的可行性论证,本着“技术上先进,经济上合理,经营上可行”的原则,在场馆建设、规划、配置方面做好基础工作,如在选址上,一般应选在城郊接合处,交通便利,具有良好的配套服务设施,与周边环境协调,考虑未来改扩建的潜能。在内部规划方面,要有完善人车分流的场内交通系统,足够的停车场,足够的餐饮等服务机构分布在周围等。

2.设备管理

种类繁多的设施设备是会展中心服务产品的硬件依托,应该合理地使用各种设备,对常用设施设备系统进行足够的维护保养、修理和更新等,防止设备和系统发生故障保证它们的正常运作。

3.运营管理

会展场馆最常见的运营是要销售场地,这就涉及营销管理,同时展会期间还要协助主办方进行现场管理,包括建筑物本体日常养护、保洁、绿化等工作,并按照环保规定以恰当的方式处理废弃物,其目的是为各种会议和展览活动提供一个清洁舒适、美观的环境。

4.安全和危机管理

会议展览活动的重要特性是大量的人员在活动进行期间逗留或进出会场,因此会展中心必须设有完善而可靠的紧急事故应变系统,要求安全设施时刻保证运作正常,工作人员要有足够的经验去处理随时可能发生的紧急事故。

针对场馆而言,危机是指影响参展商、专业观众、相关媒体等利益主体对会展的信心或扰乱会展组织者继续正常经营的非预期性事件,这些事件可能以无限多样的形式存在、危机管理机制的建立,简言之,一靠呼吁,二靠共识,三靠实施。

5.成本管理

会展中心的管理中必须要强调成本意识,讲求经济效益。这应体现在场馆和设施设备管理的全过程,例如,合理确定场馆的使用效率,仔细衡量投资的成本和收益:将人力、物力等各种资源根据淡旺季的特点进行匹配等,运用计划管理手段,强化财务管理,体现场馆现代化管理水准。

6.人力资源管理

展览场馆所提供的是一个特殊的综合性服务产品,其从业者包括组织者、管理者、施工人员、配套服务人员等。因此,场馆管理需要复合型人才,必须懂得专业知识、懂外语、懂美术设计,具有物流运输管理能力,最好还具有招商才能,只有熟悉业务、了解国际惯例、富有操作技能,才能使得庞大的展览场馆得以全面有效地投入运营。

会议中心和展览中心的场馆管理一般都包括上述内容。但在这里要强调的一点是,虽然会展一般被人们并谈为一个行业,但实际上,展览中心和会议中心的场地具有各自的特点,其管理的侧重点也不同,一般说来,展览活动中的展位装修、展品运输等工作一般都由展览会主办机构聘用承办商提供服务,而清洁、餐饮等服务一般采用外包的形式交给物业公司管理,展览中心管理的内容侧重于场地规划设计、场地经营,以及水电、空调、照明等基本设施的管理,而会议的要求则较为广泛,会议中心除提供场地外,还需要在厅房布置、视听设备、餐饮服务等方面作出配合会议进程的安排和服务。会议活动需要场馆方面提供的服务一般比展览活动更多更广,对视听设备的要求尤其复杂,因此会议中心管理的内容侧重于各种设施设备和服务的管理。

附:文章内容摘抄自《会展场馆经营与管理》,该书由清华大学出版社出版,胡平先生主编,2018年出版,本文章仅供个人学习、研究使用,谢绝转载或其他做商业用途使用。

会展场馆管理的目标

    会展中心的管理水平,并非仅仅局限于其活动数量或使用率,其重点是场馆可否发挥预期的作用和贡献,现在全国投人运营的展览中心已经很多,但看它们的实际运作情况,绝大部分都没能够实现赢利,这与它们在场馆运营管理方面还不够成熟有关。总的来说,大规模展览中心的投资回报期相当长,要维持生存,促进发展,必要对场馆运营管理方面加以进一步的研究。从总体上说,会展场馆管理的目标有以下几层。

1.增加场地出租的经济效益

    一般商业展览活动都有非常强烈的季节性,展览活动由于性质各异,对使用场地有特定的要求,一个展览活动由进馆到退馆起码需要几天的时间,开展日期一般也不太会跨周末或假日。这些因素都导致展览中心的使用率偏低(一般而言,展览中心的整体使用率为30%~70%)。目前我国许多展览中心在一年内综合展览及布展的时间不过几个月,甚至只有一两个月,剩余的日子里闲置的维持费高得吓人。所以,场馆的所有者要追求经济效益,关键是合理地增加场地的使用率以及提高单位面积的出租金额。这就要求展览中心不断地完善配套功能和设施、提高服务的质量和水平。

2.处理好相关利益关系

    目前我国很多展览中心还没有完善的销售机构,展览中心经常自办展览活动以增收入和场地使用率,自办展览从提高投资回报率和资源利用率的角度来看也是可以理解的,但这样的做法,把展览中心作为服务提供者的角色搞模糊了,而且容易引起与其他专门经营展览活动的客户之间的利益冲突,从长远看,很可能会影响展览中心的效益。因此在这种情况下,场馆管理者需要有特别的沟通技巧和策略来处理相关的利益关系。实现经济效益和社会效益的全面发展。一方面,以市场观念进行管理规划,并有效控制场馆的运作成本,讲求经济效益,另一方面,要体现一定的服务社会职能,除了提供场地给商会议或展览活动外,还应该适当顾及非商业活动对场地的需要。

另外,展览中心在一定程度上也是一个公益性的建设项目,在场馆运营和管理方面也要充分考虑它的公益效果,要以综合指标来衡量场馆的效益。

3.合理配置场地档期

    大部分的展览活动都是商业性质的,适合的档期对展览活动的成功而言非常重要。

    很多情况下,参展商们是商业竞争对手关系,同类型或性质接近的展览项目经常会有争取同一档期的情况,因此场馆管理者有必要制定适当的政策来合理编配场地的档期,避免项目冲突的情况出现。场馆方不能仅仅考虑增加租金的收入而不顾场馆使用者的利益。要妥善地处理与客户间的商业关系。为各种会展活动提供一个合适的场地和舒适安全的环境,并在此基础上提供卓越和高效率的服务,满足会议和展览组织者、参加者、会展中心人员及租用场馆办公的物业使用者等各方面的需要。

4.合理规划

    搞好建筑物本体及设备设施的维修养护、场馆的环境绿化、保洁、安全消防等基本工作,最大程度发挥物业的使用价值,使物业保值增值。

会展场馆的运营模式

    纵览现代场馆的经营管理和营利模式,可以归纳为以下几类;

1.场馆租赁运营模式

    场馆租赁运营模式是展览场馆所有者通过合同形式将经营场地出租,并从中收取一定租金的营利方式,该模式在一定程度上体现了所有权与经营权的分离,承租人按合同规定交付租金和维护资产外,享有较大的经营自主权,能够不受行政干预地安排和组织场馆的人、财、物,充分体现了高度的灵活性与适应性,目前,场馆租赁是中外所有展览场馆的利润来源之一,特别是对那些缺乏经营条件、经营人才的场馆来说,是最主要的利润点,展觉场馆由于有足够的空间,一般可以提供场地给各种展览会,综合类演出、会议、体育话动以及其他大型商业活动等。

2.增值服务运营模式

    展览活动不是独立存在的一个项目,它的完成涉及交通、餐饮、住宿、广告、工程搭建商务礼仪、休闲购物等多方面,随着展览业的不断成熟,越来越多展览场馆经营者意识到组办方、观众需求的全方位与多元化,而通过向上下游客户提供各类增值服务来获取利的方式,就是服务增值运营模式,虽然这种模式本身在价值链中不占据主导地位,并且通过增值服务获得的利润只占展览场馆全部利润的很小一部分,但伴随着市场竞争的加剧展览场馆通过提供差异化的增值服务不仅能有效同竞争对手区别开来,形成核心竞争力也可以拓展利润渠道、增加利润点、开辟新营利空间,还可以在为场馆创造价值的同时,满足客户的个性化需求,因此,越来越多的展览场馆经营者认识到增值服务这一利润空间。增值服务营利模式也是现代展览场馆的一种重要营利模式。

    大多数美国展览场馆都对组织者和参展商提供增值服务,涵盖公用事业、餐饮、商务服务和劳务等广泛范围,如芝加哥的McCormick展馆提供如电讯、电器、有线电视和输水管道等内部增值服务;同城的沙滩展览会议中心的营业收入中,展览相关服务收入占到15%~25%;中国展览场馆也积极整合其社会化服务资源,积极开发引进与展览、展馆配套的服务项目,包括工程搭建、展具租赁、广告制作发布、餐饮住宿、商务礼仪、旅游票务等一系列连带项目和增值服务,以减少收益的外流,使之成为展馆自身的营利来源,如2007年武汉国际展览中心在广场活动、广告法务、商务餐饮等增值服务方面的营业收入就达到了1000万元。

3.展会投资运营模式

    展会投资运营模式是指展览场馆所有者通过投资展览来获取赢利,拓展经营空间。

如美国的部分展览场馆所有者不仅可以出租场地,而且还能从事自办展览,集场馆优势、服务优势、本土产业优势为一体,在欧洲,以德国为代表的展觉场馆经营实践中,场馆所有者不仅以场馆出租来获取利润,还通过自办展览来提升经营利润。与此同时,中国的展览场馆也在积累招展经验的基础上,逐步通过自办展览以拓宽营利渠道,

4.管理输出运营模式

    管理输出运营模式是指展览场馆在其经营理念和管理水平相对成熟时,通过管理输出方式,接管国内若干展馆,实现以管理创造效益的营利新模式。一方面,一些刚刚新建的展览场馆特别是民营场馆,虽然设备,设施与国际一流的展馆持平,但在经营管理上还不成熟,这为一些有管理经验的展览场馆开展管理输出提供了市场;另一方面,展览场馆将管理经验向外输出,将其运营管理理念进行扩张,不仅可以使较为成熟的管理模式得以延续,发展,也可建立明显的市场领先性和示范性,进一步提升展览场馆的品牌和形象,还能通过管理其他展览场馆,获得丰厚的管理收入,拓宽营利渠道。

5.物业增长运营模式

    展览场馆作为一种物业类型,展馆长期的保值、增值也成为很多展览场馆投资者营利的方式,在这种模式下,营利的视角从场馆出租所带来的租金收益、增值服务提供与展会投资所带来的利润中转移到物业的增值,通过对所拥有的展览场馆进行一段时间的运营来获得更高的市场价值,主要包括地段增值和场馆设施增值,一方面,对于展览场馆所有者和经营者来说,都能从地段增值中获得巨大收益,在完成展览场馆初级基础设施建设后,地价将会有一定的升值,到展览场馆正式运营后,还将大幅上冻,而土地的增值将提高其场馆租赁,相关增值业务如酒店、餐饮服务的营业收入;另一方面,展览场馆可以通过包装、利用场馆及设备,形成展馆的物业增值运营模式。

一般说来,展览场馆升值潜力的大小受到交通、地段、商业氛围、地产升值、人流聚集状况等多方面因素的影响,而根据增长极理论可知,展览场馆通过展览的举办可为当地需来高强度的人流、资金流和信息流,加剧相关服务业集中,带动周边地区配套设施的完善,从而使得冷区变温,温区变旺、旺区更旺,形成展觉场馆与地域的相互促进,展览场馆物业将凭借旺地的高本底价值和发展潜力而获得物业的增值盈利。比如德国政府在投资兴建汉诺威展览中心时,不仅直接投资场馆建设,还投资改善场馆周边的停车设施,建发达的公路和轨道交通网,使得汉诺威展览中心成为国际交流的最佳场所,人流、商务活动的高度集中,使得展览场馆周边成为当地高地价的地块之一

6.资本运作运营模式

展览场馆资本运作运营模式是以利润最大化和资本增值为目的,以价值管理为特征,将本场馆的各类资本,不断与其他企业、部门的资本进行流动与重组,实现生产要素的优化配置和资产结构的动态调整等,以达到自由资本不断增值的经营方式,展览场馆具有投入大,周期长,风险大的特点,仅掌国家拨款和企业自身积累,是不符合收益与风险对等原则的,这就要求各展览场馆积极有效利用资本市场,通过直接投资、发行股票、发行债券、银行借款和租赁等方式,有效地运用资本,合理地配置资本,迅速筹集资金,盘活存量资本,加速资本周转,提高展览场馆的资本效益,实现展馆资本的保值,增值,并通过优化资本结构或者壮大资本实力来增强展馆的竞争力,从而增强展馆的营利能力。

目前,展览业的资本运营主要形式是展览公司的资本运营,而场馆的资本运营还不多。