会展场馆管理的概况

1.规划管理

会展中心的建设是一笔很大的投资,必须根据经营思路,通过严密的可行性论证,本着“技术上先进,经济上合理,经营上可行”的原则,在场馆建设、规划、配置方面做好基础工作,如在选址上,一般应选在城郊接合处,交通便利,具有良好的配套服务设施,与周边环境协调,考虑未来改扩建的潜能。在内部规划方面,要有完善人车分流的场内交通系统,足够的停车场,足够的餐饮等服务机构分布在周围等。

2.设备管理

种类繁多的设施设备是会展中心服务产品的硬件依托,应该合理地使用各种设备,对常用设施设备系统进行足够的维护保养、修理和更新等,防止设备和系统发生故障保证它们的正常运作。

3.运营管理

会展场馆最常见的运营是要销售场地,这就涉及营销管理,同时展会期间还要协助主办方进行现场管理,包括建筑物本体日常养护、保洁、绿化等工作,并按照环保规定以恰当的方式处理废弃物,其目的是为各种会议和展览活动提供一个清洁舒适、美观的环境。

4.安全和危机管理

会议展览活动的重要特性是大量的人员在活动进行期间逗留或进出会场,因此会展中心必须设有完善而可靠的紧急事故应变系统,要求安全设施时刻保证运作正常,工作人员要有足够的经验去处理随时可能发生的紧急事故。

针对场馆而言,危机是指影响参展商、专业观众、相关媒体等利益主体对会展的信心或扰乱会展组织者继续正常经营的非预期性事件,这些事件可能以无限多样的形式存在、危机管理机制的建立,简言之,一靠呼吁,二靠共识,三靠实施。

5.成本管理

会展中心的管理中必须要强调成本意识,讲求经济效益。这应体现在场馆和设施设备管理的全过程,例如,合理确定场馆的使用效率,仔细衡量投资的成本和收益:将人力、物力等各种资源根据淡旺季的特点进行匹配等,运用计划管理手段,强化财务管理,体现场馆现代化管理水准。

6.人力资源管理

展览场馆所提供的是一个特殊的综合性服务产品,其从业者包括组织者、管理者、施工人员、配套服务人员等。因此,场馆管理需要复合型人才,必须懂得专业知识、懂外语、懂美术设计,具有物流运输管理能力,最好还具有招商才能,只有熟悉业务、了解国际惯例、富有操作技能,才能使得庞大的展览场馆得以全面有效地投入运营。

会议中心和展览中心的场馆管理一般都包括上述内容。但在这里要强调的一点是,虽然会展一般被人们并谈为一个行业,但实际上,展览中心和会议中心的场地具有各自的特点,其管理的侧重点也不同,一般说来,展览活动中的展位装修、展品运输等工作一般都由展览会主办机构聘用承办商提供服务,而清洁、餐饮等服务一般采用外包的形式交给物业公司管理,展览中心管理的内容侧重于场地规划设计、场地经营,以及水电、空调、照明等基本设施的管理,而会议的要求则较为广泛,会议中心除提供场地外,还需要在厅房布置、视听设备、餐饮服务等方面作出配合会议进程的安排和服务。会议活动需要场馆方面提供的服务一般比展览活动更多更广,对视听设备的要求尤其复杂,因此会议中心管理的内容侧重于各种设施设备和服务的管理。

附:文章内容摘抄自《会展场馆经营与管理》,该书由清华大学出版社出版,胡平先生主编,2018年出版,本文章仅供个人学习、研究使用,谢绝转载或其他做商业用途使用。

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