会议中心促销策略

    会议中心促销(promotion)是采用多种沟通方式说服客户购买会议中心的产品,与客户建立关系的过程,促销策略是各种不同的促销活动的有机组合。

(一)促销材料

    会议中心向外界提供的促销材料中应该强调设施和服务方面一切突出的优势,强调能给会议组织者带来的利益。最好附有清晰的会议室平面图,并保证数据的准确性。例图上应该标明会议室的尺寸、天花板高度、各种最常用布局下的客容量,还有门、窗、柱子、电梯、电源插口和阻碍物等细节。

(二)促销手段

1.人员推销

    由于具有当面交流、便于建立关系和直接成交等优点,人员推销成为会议场地促销中最常用的一种手段。在得知某组织或企业要在当地举行会议的信息后,酒店或会议中心通常就会派销售人员前往拜会会议组织者。推销人员应注意以下几点:善于察言观色:加强客户感兴趣的话题;备好酒店会议设施或会议中心的各种宣传资料、照片、幻灯片甚至电视宣传片等,抓住时机向客户展示;强调接待会议的经验;可向客户展示举行这些会议的照片和到会的重要人物名录等;采用连续促销;除了认真履行合同条款之外,还应该继续保持与客户的联系。

    如果会议组织方前来会议中心进行现场考察,通过人员促销能够很好地向潜在客户展示会议地点的优势,促销人员的职责是尽可能多地从潜在客户那里挖挖掘信息。这时要注意做好周密细致的准备和策划工作。

    首先,通过聆听和提问来了解诸如日期、数字、会议室布局、食宿要求等细节。然后,进行第二轮的提问,了解活动的性质,客户最注重的问题、最终活动要达到的效果。例如,了解参加活动的都是些什么人,由此可以了解到与会者的消费能力和潜在销售机会;他们搭乘何种交通工具来参加活动,由此可以了解到停车场的重要性;宴会的正式程度如何,由此可以了解到是否需要主持人、娱乐项目,菜单能否提价等。

    明确所有上述问题,就可以知道客户需要什么、重视什么,并且可以接受他们的要求,出售产品的过程就可以顺理成章地进行了,比如,如果与会者乘车前来,就向他们销售免费停车场,如果团队建设非常重要,就向他们销售会议、宴会、娱乐、食宿,使得整个活动的方方面面可以在统一的范围内进行,不必把与会者分开;如果他们带的设备比较沉重,就向他们销售便于运送的通道;如果需要专业服务,向他们销售个性化的一会一办的服务方式。总之,促销时,基于客户的需要而强调会议地点的优势,将会议地点的相关设施功能转为有益的服务,这一点非常重要,牢记“对客户有什么好处”这一信条。

    对于会议中心的营销人员来说,需要与会议组织者建立良好的关系,要让他们感觉到你的会议地点就是为他们量身定做的,但是如果你认为他们的观点或计划有不合理之处,或者可以做得更好,可以提出建议,常常有别的方案是组织者没有想到的,这是发挥你专业才能的时候;要保持诚信,不要轻易许诺无法做到的事情。

2.内部促销

    利用内部的各种宣传资料和员工的营业推广,加强员工对会议中心各种设施和服务的了解,强化他们、特别是一线员工的促销意识,使每位员工都成为会议中心的促销员,准备足够的小册子,并精心设计、印刷精美,使之具有吸引力,以激发客人阅读的欲望,进而对会议设施和服务留下较深刻的印象。

3.广告

    广告的投向主要包括:①会议行业出版物;②名录和宣传册,如《会议地点——世界会议和奖励旅游设施指南),由Haymarket商业出版社出版,《世界会展中心名录),由CAT出版社出版;③特定行业刊物,如国际性行业协会编的会员名录;④《经理人)杂志等;⑤网站;⑥CD和DVD。

4.贸易展示会

    专门针对会议组织者和会议策划者的贸易展示会和展览会,参展的展商有,会议地点和举办地、会议服务提供者、中介机构、交通运输公司和贸易杂志社,可以利用这种展会接触潜在的客户。

5.营业推广

    营业推广,是指会议开展的各种短期的、鼓励性的、非连续性的、灵活的促销活动,与广告配合常常会收到更佳的效果。对客户的营业推广是为了刺激客户的购买欲望,鼓励重复购买,对中间商的营业推广是为了激发中间商的销售热情,对推销人员的营业推广则是为了鼓励销售人员积极工作,努力开拓市场。其具体手段有以下几种。

(1)价格优惠。在淡季或特殊时期推出优惠价格项目。

(2)退款和折让。给予未得到满意服务的客户全部或部分退款和折让。

(3)优先照顾。对重要客户、会议场地俱乐部成员、长期客户等特殊客户群体提供特殊服务,如优先预定权、特别礼品和支票兑换现金的特权等,能培养这些客户的消费忠诚。

(4)红利。通过财务销售分红的形式,将自身经营状况与中间商的利益紧密地联系在一起。

(5)赠送礼品,向会议策划人和中间商赠送特别礼品,是加强与客户之间感情交流和联系的有效途径。

6.公共关系

    这里的公共关系主要是指利用各种媒介发布重大新闻或是对会议中心的硬件设施、特色服务等进行有利宣传,而会议中心并不为此付费,即人们通常所说的“软广告”。公关活动的重要职能就是通过各种传播手段,与其内、外部公共进行信息沟通和情感交流,疏通与各方面的关系,使各类公众理解企业的经营宗旨和行为,从而为企业的经营和发展扫除障碍,争取支持,创造良好的内、外部环境,扩展和美化企业的社会声誉,提高企业的经济效益。

公关活动的对象包括两方面,一类是客户、外部的协作者、竞争者、政府主管部门、新闻界以及社区公众等,其中,客户是主要公关对象。常用的公关活动方式有以下几种。

    (1)新闻宣传。争取一切机会和新,媒体建立联系,及时将具有报道价值的信息提供给有关新闻媒介。下列事项可作为新闻报道的内容;开业典礼,周年纪念;企业在经营方面取得的突出成就和经营管理经验;企业员工具有社会公众影响的杰出表现;名人(如外国总统、首相、影星、球星采访)下榻与惠顾的历史;来自显赫人物或机关团体的赞誉等都是有价值的新闻题材。

    (2)听取或处理公众意见。

    (3)赞助和支持社会各项公益活动。

    公关活动的另一类对象是企业内部的员工,建立企业内部良好的员工关系,增强企业的凝聚力,是会议场地经营成败的关键,也是会议中心内部公共关系的重要职能,常用的活动方式主要有:出版企业内部刊物:利用员工宣传栏;搞好员工生日聚会;组织各种员工喜爱的文体活动,丰富员工的业余生活;注重情感投资,增强员工对企业的忠诚度等。